【Dropbox Business】活用事例
－ペーパレス化成功の秘訣はファイルの一元管理にあり－
現在、「ペーパーレス」「ペーパーレス化」という言葉をよく耳にするようになりました。
昨今話題のSDGsでも、ペーパーレスが推奨されています。<br>ペーパーレス化を進める企業は環境に配慮している企業として企業価値も向上します。<br>そうした背景もあり、最近ではより一層のペーパーレス化に取り組む企業も増えています。
一方で、ペーパーレス化を推進する事で、「会議の議事録」や「各種帳票」などの書類をデジタル化し、各部門単位でファイルサーバーやNASサーバーの設置を行い、ペーパーレス化が進むにつれて、ファイルサーバー機器の管理や契約に手間が取れらていないでしょうか？
ファイルサーバーの運用に伴う課題
ファイルサーバーを運用・管理する場合、次のような課題が必ず発生します。
・増え続けるファイル保存領域確保（機器増設）
・数年単位に訪れるリプレース作業（移行作業）
・障害の為の保守費用
・環境管理メンバーの設置 等々
また、複数に分かれたファイルサーバーでは、情報検索にも手間と時間がとられます。
各サーバー単位に検索したり、顧客単位や検索キーワードの設定もバラバラです。
Dropbox Businessで解決
この様な問題も、Dropbox Business を導入する事で、簡単に解決することができます。
１．容量無制限のプランで、情報を１つの場所へ
Dropbox は、いくつかのプランがありますが、Advancedプランは「容量無制限」のプランです。
これで、複数個所に分かれていたデータを一元管理する事ができるようになります。
また、今後増え続ける情報についても容量の不安なく業務を行う事ができます。
２．Dropboxの全文検索機能
情報を一元化したことで、Dropbox の検索機能が活かせます。
全文検索は、Dropbox ファイルのコンテンツを検索することができます。
全文検索機能を使って、キーワードで Dropbox のファイルを検索すると、そのキーワードを含むすべてのファイルに加え、ファイル名にそのキーワードが含まれているファイルも検索が可能です。
これで、情報検索に要する時間も減らせます。
３．セキュリティ面もあわせて強化
Dropbox Business は、 [ アクティビティログ ] を管理しています。誰がどのような操作を行ったかを、ログとして確認する事ができます。
ファイルサーバーやNASサーバーでの運用と比べ、より詳細な操作ログを確認できることは、セキュリティ面からも非常に重要なポイントです。
定期的にログを分析する事で、利用者の状況も確認する事ができます。
その他に、「バージョン履歴」機能は、ランサムウェア対策としても利用することができます。
今回は、「ペーパーレス化」に伴う問題点を Dropbox で解決する方法をご紹介しました。
皆さまの業務で不満に思われる点や不安な部分は、Dropbox Business で解決できるかもしれません。
ウッドロー・ビジネス・コンサルティングは、Dropbox だけでなく様々な視点でお客様の問題点を解決する支援させていただきます。